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Meldung:

Wiesbaden, 04. Februar 2016

Angelika Löber: Aktuelle Aktenführung der Landesregierung kann eine Gefährdung des Rechtsstaates darstellen

Aktenführung

Die zuständige Sprecherin der SPD-Landtagsfraktion Angelika Löber hat die Große Anfrage zum Erlass zur Aktenführung in den Dienststellen des Landes in der heutigen Plenarsitzung des Hessischen Landtags wie folgt kommentiert:

„Es ist festzustellen: Die Landesregierung räumt Schwierigkeiten und Probleme mit der Aktenführung in der Landesverwaltung ein.

Für die Dienststellen des Landes Hessen ist die Aktenführung per Erlass vom 14. Dezember 2012 geregelt. Er gibt Mindeststandards für die Aktenführung vor. Die grundlegende Voraussetzung für eine ordnungsgemäße Führung von Akten ist damit gegeben. Aktenmäßigkeit, Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit der Akten und Vorgänge sowie die wahrheitsgetreue Aktenführung sind somit geregelt. Da Stand und Entwicklung der Bearbeitung eines Geschäftsvorfalls jederzeit aus der Akte beziehungsweise aus dem Vorgang nachvollziehbar sein müssen, sind nicht vorhandene oder nicht ordnungsgemäß geführte Akten und Vorgänge rechtsstaatsfeindlich.

Ohne geordnete Aktenführung ist Gerichten, Aufsichtsbehörden, Rechnungshöfen und Parlamenten eine maßgebliche Prüfungsgrundlage entzogen. Nur eine geordnete Aktenführung ermöglicht einen rechtsstaatlichen Verwaltungsvollzug, eine Rechtskontrolle und Überprüfung.

Jedoch entspricht die Aktenführung in den Landesbehörden leider nicht immer den Vorschriften. Mitunter fehlen wesentliche Dokumente, so dass Prüfungen oft nicht ohne Schwierigkeiten durchgeführt werden können. Die Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns ist nicht immer einwandfrei gegeben. Vorgänge werden oft nicht revisionssicher gespeichert.

Dies kann eine Gefährdung unseres Rechtsstaates darstellen. Diese Gefährdung liegt darin begründet, dass auf zwei Arten geführte Akten nur sehr schwer vollständig vorgelegt werden können, da die Zusammenführung der Papierakte mit der elektronischen Akte nur schwierig möglich ist. Dazu kommt dann noch das jeweilige Dokumentenmanagementsystem.“

Wenn nun Akten, die in elektronischer Form und Papierform geführt werden, nur schwierig vollständig herstellbar sind und es zudem technisch mehr als schwierig ist, chronologische Akten aufgrund der eingesetzten Systeme zu erstellen, entsteht das geschilderte Problem.

Die SPD verlangt vollständige Umsetzung des Aktenführungserlasses seitens der Landesregierung. Der bestehende Zustand kann nicht beibehalten werden.“


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